Personoplysninger i Vemmedrup IF.

Af /

(Dette dokument dækker alle afdelinger undtagen Karate)

Indledning

I henhold til EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslov skal alle idrætsforeninger håndtere persondata ansvarligt og gennemskueligt.

Overordnet set lever Vemmedrup Idrætsforening op til følgende krav:

  • Sagligt formål: Foreningen har altid et sagligt formål med at behandle personoplysninger og begrænser behandlingen til det, der er nødvendigt.
  • Fortegnelse og overblik: Foreningen kan dokumentere behandlingen af personoplysninger (hvilke oplysninger der behandles, hvem der behandler dem, hvor de opbevares m.v.).
  • Oplysningspligt: Foreningen orienterer de registrerede (medlemmer, trænere m.fl.) om, hvilke oplysninger der behandles og hvorfor.
  • Datasikkerhed: Foreningen opretholder en tilstrækkelig datasikkerhed og anmelder eventuelle sikkerhedsbrud til Datatilsynet ifølge reglerne.

Med dette dokument giver Vemmedrup Idrætsforening medlemmerne indblik i klubbens håndtering af persondata ved at besvare følgende spørgsmål:

  1. Hvorfor registrerer vi medlemmers personoplysninger?
  2. Hvem har ansvaret for data i Vemmedrup Idrætsforening?
  3. Hvem behandler medlemmers data?
  4. Hvilke data bliver registreret?
  5. Hvem har adgang til dine data?
  6. Hvordan får du adgang til at se og rette dine data?
  7. Hvordan slettes data?
  8. Hvor opbevares data?

1. Hvorfor registrerer vi medlemmers personoplysninger?

Vemmedrup Idrætsforening skal bruge medlemmers information for at kunne:

  • Følge op på medlemmers deltagelse og præstationer (stævner, lejre o.l.).
  • Opbevare kontaktinformation på medlemmers forældre eller værge (for medlemmer under 18 år).
  • Behandle og opkræve medlemskontingent.

2. Hvem har ansvaret for data i Vemmedrup Idrætsforening?

Det juridiske ansvar ligger hos Vemmedrup Idrætsforening. Kontaktpersonen vedrørende persondata er den til enhver tid siddende sekretær i hovedforeningen.

3. Hvem behandler medlemmers data?

Der er i dag et medlemsregister pr. afdeling. Medlemsregistret bruges til håndtering af medlemmers kontingentbetaling og administreres af de enkelte afdelingers kasserere.

4. Hvilke data bliver registreret?

Vemmedrup Idrætsforening registrerer følgende almindelige personoplysninger på alle medlemmer:

  • Fornavn og efternavn
  • Forælder/værge (for medlemmer under 18 år)
  • Adresse
  • Fødselsdato
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Evt. tillidshverv (træner, holdleder osv.)
  • Startdato og hold

Herudover registreres følgende kontingentoplysninger (behandles af kassereren):

  • Kontingentbetalers navn og e-mail
  • Betalt kontingent og betalingshistorik

Vemmedrup Idrætsforening registrerer også deltagelse i begivenheder såsom stævner, lejre o.l.

4.1 Personoplysninger med en højere grad af beskyttelse

Vemmedrup Idrætsforening registrerer kun oplysninger, der kræver en højere grad af beskyttelse (f.eks. CPR-nummer), i tilfælde hvor løn/godtgørelse skal indrapporteres til SKAT, eller i forbindelse med indhentning af børneattester.

5. Hvem har adgang til dine data?

Medlemsinformation tilgås af afdelingernes kasserere og relevante nøglepersoner, som har medlemsregistreringerne elektronisk.

6. Hvordan får du adgang til at se og rette dine data?

Du kan få fremvist, udleveret eller rettet dine data ved at henvende dig til klubbens dataansvarlige (sekretæren) eller den enkelte afdelingskasserer.

7. Hvordan slettes data?

  • Medlemmer: Når et medlem melder sig ud, gemmes oplysningerne i op til 3 år af hensyn til historik og statistik, hvorefter de slettes. Oplysninger knyttet til kontingentbetalinger og regnskab opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår jf. Bogføringsloven.
  • Tidligere medlemmer: Kan til enhver tid henvende sig og bede om at få slettet oplysninger, som ikke er underlagt lovmæssige krav om opbevaring (f.eks. regnskabskrav).
  • Trænere og frivillige: Data om trænere og frivillige opbevares, så længe lovgivningen på området foreskriver det (f.eks. skattelovgivning), hvorefter data automatisk slettes.

8. Hvor opbevares data?

Data opbevares elektronisk i lokale registre (f.eks. Microsoft Excel og Word). Filer, der indeholder fortrolige oplysninger (f.eks. CPR-numre), opbevares sikret mod uvedkommendes adgang.

Version 1.1 – Senest opdateret [23 Juni 2026]

(Oprindeligt vedtaget på hovedbestyrelsesmødet den 12. juni 2018)

Scroll to Top